Se ha pensado, hablado y escrito tanto sobre Comunicación y sus beneficios en la gestión y el liderazgo, que cuando uno se enfrenta a un proyecto de consultoría para ayudar a una organización a optimizar sus procesos comunicativos, básicamente el ejercicio se convierte en la administración de la ingente cantidad de información disponible y a la mera elaboración de síntesis –aplicada eso sí, al caso concreto- de toda la sabiduría colectiva al respecto de estas materias.
Pasearse por la ineludible ya, aplicación de las TIC a la comunicación empresarial, no aporta tampoco espacio a la creatividad, porque aunque nunca está todo dicho, sí parece que casi todo está enunciado.
Las organizaciones, públicas o privadas, los partidos, las instituciones académicas, los grupos de investigación, las comunidades o cualquier otro tipo de asociación que se organiza bajo una misión (a priori) común, comparten un proyecto. Les une el desarrollo más o menos organizado de unas tareas que les conducirán, de la mano de un líder o gestor (no es lo mismo, pero no quiero enredar este texto con las diferencias), a la obtención de sus objetivos y a dar sentido a su razón de ser como colectivo.
He dedicado buena parte de mi vida profesional a dirigir proyectos, equipos de personas, que durante un periodo de tiempo, debían compartir responsabilidades, anhelos, habilidades, miedos, carencias, tiempo, relaciones… y he comprobado muchas veces, como un buen o mal uso de la comunicación era determinante para el éxito del proyecto, más –me atrevo a decir- que cualquier otra herramienta de dirección que podamos encontrar en los también numerosos manuales y metodologías del buen management.
Así que fruto de esa experiencia, he intentado extrapolar éxitos y aprendizajes, propios y ajenos, en torno a cómo la comunicación ha influenciado en la operativa interna y el desempeño de las actividades, en la cultura del equipo, y el la imagen que esta daba al exterior; para ayudarme a organizar algunas ideas y contribuir con una discreta aportación, fruto de la experiencia propia.
1. Mantén una coherencia entre lo que dices y lo que haces. Un mensaje es fácil de “comprar” pero una actitud es personal e intransferible. Sé honesto con tu estilo de gestión y no transmitas aquello en lo que no crees.
2. No establezcas jerarquías en la difusión (la tan usada cadena de mando informativa) ni en los contenidos de los mensajes (visibilidad directamente proporcional al cargo). Si el objetivo es común, las herramientas para alcanzarlo también han de serlo. Salvo que trabajes en Cabo Cañaveral o en los Servicios de inteligencia, el daño que puede ocasionar la apertura de la información, tiene más que ver con la reivindicación de un status de poder de los gestores de la misma, que con prevenciones razonables.
3. No manipules. La comunicación está al servicio del proyecto y de los objetivos comunes, no para capitalizar en beneficio propio, la energía y comportamientos del equipo.
4. Favorece la comunicación en red. No podemos (ni lo conseguiríamos) apropiarnos, del control de la información en el grupo. Es responsabilidad del líder saber articular la red de relaciones en el equipo y favorecer las conexiones entre las personas, para que estas encuentren espacios donde autogestionar la información. Se pierde control, pero se gana eficacia.
5. Leía de nuevo estos días, en el libro “Manual del uso del blog en la Empresa” de Alorza, una de las líneas más bonitas del manifiesto Cluetrain: “Las conversaciones entre seres humanos suenan humanas. Se producen con una voz humana”. Habla con las personas como si fueran personas: sin prepotencia, sin giros artificiales del lenguaje, sin tecnicismos, sin barreras jerárquicas, con respecto (es obvio, pero hay formas tan sutiles de no hacerlo!), con empatía.
6. Escucha. No hay comunicación sin escucha, previa y posterior. Puede que la visión global la tengas tú, que sea tuya la responsabilidad del proyecto, que tengas que marcar la estrategia a cada paso, pero lo que dicen los demás, cada una de las piezas esenciales del engranaje del proyecto, es de vital importancia y merece la misma consideración que tu esperas de ellos.
7. Utiliza las formas y los canales más afines al contexto social y cultural en el que te encuentres. He trabajado en lugares muy diferentes y hay sitios donde una conversación carece de relevancia si no se hace en un despacho y otros, donde la única forma de resolver un conflicto es en el bar, delante de unas cervezas, o un café, o unos churros.
8. Se valiente. Las personas no nos asustamos fácilmente si nos encontramos en un clima de confianza, respecto y soporte mutuos. Los proyectos son carreras de obstáculos, hay riesgos que minimizar y problemas que resolver, hay momentos de crisis y de incertidumbre y es mejor, en mi opinión, en esos casos, compartir la información de que disponemos y las alternativas que manejamos. Desde luego no hay recetas mágicas y depende de cada entorno, pero ante la falta de comunicación, las personas gestionamos la incertidumbre a base de ruido, rumores y distorsiones.
9. Si la comunicación no es directa y personal, asegúrate de que el mensaje ha llegado y se ha interpretado como pretendías. Enviar un mail masivo o publicar algo en la intranet, no es comunicación. Y si crees que tienes feedback porque habilitas una encuesta electrónica, es que necesitas leer muchas listas como esta.
10. No renuncies nunca al sentido del humor 😉
